Kdo dnes není online, jako by nebyl. Online komunikace je dnes pravděpodobně nejběžnější formou komunikace vůbec a člověk by měl vědět, jak na ni. Zvlášť pokud to tvoří značnou část náplně jeho práce. Inbox zero je skvělý pomocník pro zahlcenou poštu!

Pro mě představují maily denní chléb. A z představy, že se každý den ráno místo 10 minut u kávy probírám stovkami nepřečtených zpráv až do oběda, mi naskakují osypky.

Proč je důležité si inbox udržovat čistý

Zejména ve sféře pracovní je pořádek a systém v práci s elektronickou poštou jedním z klíčů ke zvýšení produktivity. A také ke klidnému spánku. Ukočírovat svou mailovou schránku není zase tak složité, jak se může při prvním pohledu na ta čísla nepřečtených mailů zdát. Přeplněný inbox má například tyto následky:

• ztráta informací v balastu bůhvíčeho;
• dlouhá reakční doba, prodlení s odpověďmi;
• frustrace z nezvládnutého managementu pošty;
• odvádění pozornosti.

,,Já ale nestíhám číst maily!“ – každý druhý tzv. manažer v korporátu.

Inbox zero – krok za krokem

Líbí se mi přirovnání inboxu k domovní schránce (té fyzické, s letáky a samozřejmě také s fakturami). Přinesete si  hromádku dopisů domů a zběžně projdete jeden po druhém a rozdělujete:

• Dopisy od přátel a časopisy si dáte například na konferenční stolek – na přečtení později.
• Faktury si dáte na pracovní stůl.
• Letáky a reklamní propagaci, která vás nezajímá, házíte rovnou k tříděnému odpadu.
• Smlouvy a výpisy si připravíte k založení.
• Důležitě vyhlížející dopisy ihned rozlepíte, čtete a konáte.

Plný inbox je tedy jako hromada neroztříděných dopisů. A ta hromada pořád dokola připomíná, co vše leží nedokončené na vašem stole. Nic příjemného, pokud čítá inbox několik set nebo desítek nepřečtených zpráv čekajících na vaši akci.

1. Vyhraď si čas

Nic se neudělá samo a je potřeba si na prvotní úklid vyhradit dostatek času, ideálně si vyčlenit několik hodin v pracovní době, kdy se budete moci plně soustředit na vytvoření systému a uklízení dosavadního nepořádku.  Případně budete muset obětovat těch několik hodin mimo pracovní dobu, kdy budete mít dostatek energie a klid. Stojí to ale za to!

2. Rozděl a panuj

Stejně jako fyzické dopisy potřebují i maily své místo a systém. Pokud chcete v budoucnu snadno dohledat potřebné e-maily, měli byste si vytvořit systém složek (dle projektů, dle aktivit, dle druhu příloh, dle odesílatele a dalších – záleží jen na charakteru vaší práce a na tom, co je vám přirozené).

A aby e-mail zmizel z inboxu, potřebuje být:

• splněn ihned,
• zohledněn v to-do listu nebo v kalendáři,
• delegován,
• pouze archivován nebo smazán.

Jděte pěkně zprávu po zprávě a u každé rozhodněte, co s ní. Inbox zero = pokud možno nula zpráv.

Mail generující úkol

Pokud je možné jej splnit do 2 minut (např. výzva ke zpětné vazbě, vyplnění dotazníku, odsouhlasení varianty řešení, odpovědi na jednoduché otázky, které nemusíme dlouze ověřovat), udělejte to hned a zprávu poté smažte nebo archivujte (pokud je stále relevantní).

U náročnějších úkolů rovnou rozhodněte o dalších krocích a ty si zapište do to-do listu, mail  pak zařaďte do příslušné složky. Když úkol přeskočíte nebo necháte v inboxu, budete se s ním muset zabývat zase znovu. A to je ztráta času. Úkoly vztahujte v ideálním případě k termínu (např.: školení, deadline odevzdání materiálu apod.) – zde si můžete buď nastavit připomenutí, nebo úkol zapsat do kalendáře nebo do jiného systému úkolů.

Pokud může úkol udělat některý z vašich podřízených nebo kompetentnějších kolegů, úkol předejte a mail smažte (pokud kolegovi věříte) nebo archivujte a nastavte si například upomínku, abyste si později ověřili, že bylo splněno.

Mail kategorie „For Your Information“

Maily, které nevyžadují vaši reakci (klasicky FYI maily), prostě mažte/archivujte. Pokud jich dostáváte opravdu spoustu, zvažte, zda je vaše jméno v seznamu příjemců nutné, nebo zda se nevyplatí si s dotyčnými korespondenty jednou za čas vyměnit spíše pravidelný report/shrnutí (a ušetřit drahocenný čas při třídění mailů).

Spam, newsletter či „potvrzovací“ mail

Odebíráte nějaký newsletter, který vás zajímá? Nastavte si automatickou okliku rovnou do složky, kam patří (například „na přečtení později“). Chodí vám takové, co vás nezajímají? Odhlaste si odběr nebo jej označte za spam. A automatické zprávy, které vás ale nikdy nezajímají, (například z rezervačních systémů) filtrujte či označte za spam.

Každý mail, který se vám zbytečně nedostane do inboxu, znamená ušetřených pár minut.

Inbox zero je úžasná zachytná síť. Já osobně si v inboxu nechávám jen ty nejprioritnější maily, zpravidla pokud pro dokončení potřebuji reakci někoho dalšího. Mimo to je inbox čistý. A moje hlava též.

A jak si udržujete pořádek v poště vy? Podělte se o své ověřené tipy v komentářích.

Těším se na počtenou příště

Lucie