Pokud si v životě chceme jít za svým a chceme dojít daleko, potřebujeme být efektivní. Soustředit se. Jestli nám vyskakují myšlenky na povinnosti jedna přes druhou a nedokážeme se plně soustředit, je načase aplikovat vhodný systém.

Z chaosu díky systému

Tenhle systém jsem začala aplikovat, když jsem ještě pracovala v Koopce. Kupily se mi schůzky a kupila se mi práce. V mezičase mezi schůzkami moje mysl akorát přeskakovala z jednoho úkolu na druhý, ale aktivitu jsem často nebyla schopná vyvinout žádnou. Nemohla jsem se rozhodnout, co dřív ve volných 30 minutách dělat. A než jsem si vyřešila priority, už byl čas vyběhnout na další schůzku.

Brzy jsem přišla na to, že takhle bych se zbláznila. A že tedy musím nějak uvolnit ten tlak. A jedna z prvních knížek na dané téma, co mi padla do ruky (protože strejda Google ji pro moje dotazy vyhodnotil jako nejvhodnější) byla:

ALLEN, David: Mít vše hotovo: umění produktivity bez stresu (Jan Melvil Publishing).

V originále Getting Things Done (tedy GTD).

Systém GTD (Getting things done)

Aktivity, které máme pouze v hlavě, se těžko plánují. Někdy je těžké takové myšlenky začít vůbec nějak vykonávat. Pokud nemáme systém (mimo naši mysl), jak si úkoly zaznamenávat a zpracovávat, většinou to vypadá asi takto:

Uprostřed aktivity A, na kterou se potřebujeme plně soustředit, nám vyskočí myšlenka na aktivitu B, kterou je také nutné udělat. Najednou si náš mozek odebere kus kapacity, aby se pokusil udržet v zásobníku i aktivitu B. Někdy jí začne dokonce rozpracovávat a plánovat, takže přestaneme být vůbec schopní provádět původní aktivitu A. Hlavně to všechno nějak nezapomenout, než se k tomu dostaneme. A taky začít co nejdřív makat na aktivitě C!

Taková roztěkanost a nemožnost se soustředit, nesystematičnost v našich úkolech, nás stojí nemalé úsilí:

• Soustředění na původní aktivitu je v čoudu (přerušili jsme si workflow a návrat do plného soustředění nás stojí drahocenné jednotky či desítky minut);
• Jsme jako na jehlách, protože nám v mysli pořád bliká kontrolka (kolik věcí ještě musíme udělat!), a to nám též narušuje soustředění a bere nám to naši kapacitu.
• Na některé aktivity prostě zapomeneme.
• Zapomenuté aktivity se nám budou vracet během jiných aktivit a narušovat nám další a další workflow.
• Takovýto chaos nás udržuje ve strachu, že zase něco dalšího důležitého zapomeneme.

Kruh se uzavírá. Jsme neproduktivní, zapomínáme úkoly, nesoustředíme se a jsme ve stresu, že nestíháme nic a úkoly se jen kupí.

A právě proto je nutné udělat si systém, kde budeme všechny úkoly zachycovat. Dáme tak své mysli prostor, aby se soustředila na věci samotné, místo toho, aby řešila, co musíme udělat, co jsme neudělali a na co jisto jistě zase zapomeneme. A taky jak vlastně nic neděláme, ale jen přemýšlíme nad tím, co všechno musíme udělat. Paralýza.

Základní stavební kameny systému

Naše hlava má totiž někdy svou vlastní hlavu. A každou naší myšlenkou na to, co musíme, měli bychom nebo chceme, si vytváříme vnitřní závazek, který může v menší či větší míře generovat tlak, nesoustředěnost a tak dále.

#1 Zapisovat vše

Upřímně není podle mě zase tak důležité, kam budeme naše vnitřní závazky (úkoly, sny, nápady atd.) zapisovat. Zda to bude třeba diář, aplikace pro poznámky nebo jiný seznam úkolů. Důležité ale je, abychom si je zapisovali všechny. Pracovní, osobní, ostatní. Prostě všechny. Bez výjimky.

• Ať už je to myšlenka na pracovní telefonát, rozhovor se šéfem, do kterého se nám nechce, pocit nutnosti vyluxovat předsíň nebo nápad na novou příchuť zmrzliny.
• Ať máme pocit, že je to super důležité nebo naprosto tristní.
• Ať se jedná o věci, které udělat musíte, nebo takové, o kterých „jen“ sníme, že snad jednou…

Jakmile začneme zachytávat vše, co vykukuje napovrch, postupně se věci přestanou samovolně dožadovat naší pozornosti v nestřežených chvílích. Pomalu si uvolníme mysl, protože budou všechny myšlenky bezpečně zachycené v systému, kterému budeme věřit. Pomalu uvolníme ten tlak, abychom se mohli věnovat důležitějším věcem, než jen ustavičnému žonglování s myšlenkami na povinnosti.

#2 Držet seznam na jednom místě

Ať už jsme zastáncem digitálního minimalismu a nosíme si svůj analogový kousek světa v batůžku nebo inklinujeme spíše k aplikacím a dalším novodobým digitálním vymoženostem, zapisování pouze na jedno místo nám usnadní život. Jednak nebudeme muset přemýšlet, kam si danou věc zapíšeme, a jednak snáze dosáhneme klidu a důvěry v náš jediný seznam.

Takže žádné tři aplikace, dvě na telefonu a jedna na pracovním počítači, a k tomu jeden diář a asi milion papírků (těch lepicích i těch ostatních)! Potřebujeme si být jisti, že máme všechno na spolehlivém místě, kam se pravidelně koukáme, ideálně vše pohromadě.

Nedělejme si život složitější. Usnadňujme si ho. Zbavme se zbytečné volby a přemýšlení. Jedno místo = žádné rozhodování, kam s myšlenkou, když ji chci prostě jen rychle zapsat, nebo kde ji hledat, když ji potřebuji zpracovat.

#3 Zpracovávání seznamu

Po dlouhých bojích s novým zapisovacím návykem máme vytvořený seznam. Pochvalme se! Jsme neuvěřitelně šikovní! A mimochodem taky blíže ke svému štěstí než valná většina populace.

Takže, pravděpodobně máme seznam plný:

• důležitých úkolů (jsou nutné, možná spěchají, možná ne, ale musíme je udělat);
• úkolů, který by bylo fajn udělat (nejsou nutné, pravděpodobně ani nespěchají);
• snů a přání, které bychom chtěli naplnit;
• nápadů, osobních projektů a plánů;
• filmů a seriálů, co chceme vidět, knížek, co chceme přečíst;
• ostatního, co vybobtnalo napovrch.

Teď je třeba, abychom si seznam prošli a začali své vnitřní závazky zpracovávat. Protože, jasně a jednoduše: tím, že si všechno zapíšeme, se nic samo od sebe nevykoná, že ano.

Nad každým úkolem je třeba se zamyslet. Pěkně položku po položce. Co to znamená? Co s tím? Spěchá to? Je to opravdu nutné? Opravdu to chci? A hlavně taky: je to smysluplné a hodnotné pro můj život? Divili byste se, kolik úkolů nakonec škrtnete! Kolik úkolů je zbytečných, ačkoliv se na první pohled zdají důležité, ale vlastně jejich splněním nevytvoříme žádnou hodnotu a jejich nevykonáním nám ani nic nehrozí.

Hlavně pravidelně

Jednotlivé závazky je třeba procházet na pravidelné bázi. Aby se naše mysl mohla spolehnout na to, že se všem bude věnovat péče, jaká je třeba. Aby se nemusela bát, že něco zůstane zapomenuto nebo že něco prošvihneme, protože bychom seznam nechali ležet jen tak ladem příliš dlouho.

Napětí a roztěkanost se v nás začne uvolňovat až ve chvíli, jakmile budeme schopni důvěřovat svému systému. Jakmile budeme schopni se na svůj systém spolehnout.

Stanovme si nějaký interval, kdy si budeme pravidelně položky procházet a vypořádávat je. Minimálně ho projděme, zda v něm nevězí něco důležitého, co spěchá. Může to být ráno při kávě, odpoledne před odchodem z práce, večer v klidu doma. Jak je libo.

Já osobně je vypořádávám (a případně kategorizuji) minimálně jednou denně – při večerní retrospektivě, když se ohlížím za uplynulým dnem a plánuji den následující. Většinou ještě ráno, když otevřu diář a mentálně se nastavuji na aktivity, co mě ten den čekají, si projedu všechny kolekce úkolů, zda jsem večer na něco nezapomněla.

Správná formulace

Většina z nás si pravděpodobně úkoly zapisuje dosti vágně:

• pes
• máma
• úklid
• blog

Zpočátku, jakmile se snažíme vůbec všechno zapsat, takové názvy možná stačí. Jsme vůbec rádi, že zapisujeme. V rámci zpracování bychom ale měli naše závazky začít správně nazývat. Tedy:

• „koupit žrádlo pro psa“ nebo „5.12. v 17:00 odvést psa k veterináři“,
• „zavolat mámě k narozeninám“,
• „vyprat prádlo, zamést chodbu a vytřít za lednicí“,
• „blog: odpovědět na komentáře“, „blog: věnovat 2 hodiny psaní článku“.

Správná formulace totiž pomáhá odbourat naši nechuť a pomáhá v boji proti prokrastinaci. Jakmile si správně pojmenujeme aktivitu, kterou je třeba udělat, zjistíme, že úkol není zase tak složitý. Najednou máme jasno, co ony názvy (původně bez jasného směru) znamenají, a ono sousto je hned zkousnutelnější.

Další kroky (porcování bizona)

V rámci procházení seznamu aktivit bychom si měli složitější úkoly a projekty rozpracovat do drobnějších aktivit, které jsou splnitelné na jeden zátah. Například úkol „naplánovat dovolenou“ může být těžké vnímat jako splnitelný. Skládá se totiž z více než jen jednoho jednoduchého úkonu. Můžeme si v první řadě tedy například:

• „udělat průzkum destinací“,
• „vybrat si destinaci“,
• „vyčlenit si budget“,
• „najít vhodný termín“
• a tak dále.

Protože rozhodně si můžeme během jednoho večera odškrtnout „vyčlenit si budget“ a „udělat průzkum destinací“, málokdo je ale za jeden večer schopný hodit fajfku k úkolu „naplánovat dovolenou“. Většina z nás pravděpodobně není schopná bez hlubšího zamyšlení domyslet, jaké všechny aktivity jsou pod touhle jednou velkou schované.

Někdy zkrátka nemůžeme dohlédnout všechny potřebné kroky. Nejdřív si udělejme průzkum, rozhodněme se, vyčleňme si budget. Potom, v závislosti na nových indiciích, teprve budeme schopni rozmyslet následující kroky, než se postupně dopracujeme k vytouženému výsledku (naplánované dovolené).

Jakmile nám myšlenka na takovou aktivitu vybublá napovrch a zachytáváme ji, zkusme rovnou zapsat i nejbližší krok (nebo dva, tři), pokud nás hned napadne. Využijme přirozeně svou hlavu, abychom sepsali rovnou následující kroky, aniž bychom se k zamyšlení museli znovu vracet při zpracovávání seznamu. Každých pár minut k dobru se počítá.

Stanovení priorit

Nastavení priorit nám pomůže upřednostnit důležité úkoly před ostatními. Někdy nám odhalí i věci, které vlastně nepotřebují nic jiného, než být vyškrtnuty z našeho seznamu jednou pro vždy. Takové, co si žádají naši pozornost neustále a tváří se důležitě, ale vlastně žádnou hodnotu nepřináší ani negenerují žádné riziko.

Pomůže Paret

Je fajn vzít v úvahu (i když trochu s nadhledem) Paretovo pravidlo 80/20. Tedy že 80 % důsledků pochází z 20 % příčin. Například 80 % zisku pochází jen z 20 % produktů nebo od 20 % klientů apod.

Tedy že bychom se měli soustředit zejména na těch 20% příčin, které jsou klíčové. A ne na těch zbylých 80 %, které nám toho zase tolik nepřinesou, ale stojí nás čas.

Pomůže Eisenhower

Já k rozdělení priorit používám takovou tu klasiku – analogii Eisenhowerova principu. Beru v úvahu dvě kritéria, a to:

• Důležitost úkolu – zásadní/nezásadní, strategické/operativní, odvíjí se od možného dopadu nebo přínosu.
• Naléhavost úkolu – spěchá/nespěchá, urgentní/neurgentní; odvíjí se od stanoveného termínu.

Dle priority tedy dělím své aktivity/úkoly takto:

• A – Strategické a urgentní
  • tzv. „krizové situace“, mají velký dopad a zároveň šibeniční termín;
  • tyhle úkoly si zaslouží naši pozornost nejvíce a měly by ze seznamu zmizet ASAP (tedy: As Soon As Possible – Co nejrychleji je to možné), teprve potom bychom se měli začít věnovat „Béčkům“;
  • např.: vyhotovení materiálů pro klienta, zaplacení faktury, odpověď šéfovi – kde termíny (už) hoří; nebo důležitá schůzka s klíčovým klientem, výpadek systému aj.
• B – Strategické, ale neurgentní
  • tzv. „prevence krizí“, tedy mají velký dopad, ale máme dost času; nebo jsou úplně bez termínu, ale jsou klíčové;
  • např.: vyhotovení materiálu pro klienta, zaplacení faktury, odpověď šéfovi – kde termíny (zatím) nehoří; obchodní a marketingové plány, firemní akce aj.
  • pokud je necháme ležet, většinou se z nich stanou „Áčka“;
  • ty, které nemají žádný termín, často odkládáme donekonečna, aniž bychom si uvědomili, že jsou klíčové.
• C – Operativní a urgentní
  • zejména tzv. „rutinní činnosti“, je třeba je udělat ideálně hned, i když nemají tak zásadní dopady;
  • např.: vyřizování korespondence, udržování vztahů s klienty, úklid bytu, plánování či kontrola úkolů aj.
  • (v případě opakujících se činností) nejvhodnější kandidát na případné delegování nebo automatizaci.
• D – Operativní a neurgentní
  • tzv, „žrouti času“, nejsou klíčové ani nespěchají, často nenesou přidanou hodnotu vůbec;
  • většinou jsou jen nástrojem pro naši prokrastinaci;
  • měli bychom je odhalit, vyškrtnout a už s nimi dál neztrácet svůj drahocenný čas.

#4 Optimalizace systému

Každý jsme jiný, takže si systém upravujme k obrazu svému. Zkusme si ho nastavit tak, aby nám vyhovoval. Naší povaze. Našim potřebám. Našemu stylu práce. Zkrátka nám samotným.

Zkoušejme věci. Testujme. A pak přemýšlejme o tom, co nám vyhovuje a co naopak ne a je třeba změnit. Vymysleme modifikaci nebo alternativu a tu zase otestujme. Já třeba začala s OneNotem a skončila u analogu (prázdného tečkovaného diáře). Hold mi to psaní rukou vyhovuje více. Je mi to příjemnější a těším se na každou další věc, kterou do svého diáře zapíšu.

A až si vyvinete svůj systém k dokonalosti, nezapomínejte ho čas od času aktualizovat. Náš život není a nebude konstantní.

Shrnutí na závěr

Pamatujme tedy, že naše mysl je roztěkaná, pokud musí neustále držet v paměti několik úkolů, aniž by se mohla spolehnout na nějaký systém mimo šedou kůru. Osvojme si tedy rutinu a:

1. Zapisujme všechny své vnitřní závazky (povinnosti, úkoly, nápady, sny, všechno).
2. Seznam mějme ideálně na jednom místě (digitální formou nebo klidně analogově).
3. Zpracovávejme seznam úkolů na pravidelné bázi.
4. Optimalizujme systém (neustále).
5. Aktivity se snažme rovnou správně nazývat.
6. Pokud jde o složitější úkoly, zkusme rovnou vypsat nejbližší kroky.
7. Zkusme rovnou odhadnout prioritu (zvlášť pokud jde o urgentní záležitosti).

Tu hromadu povinností nosme v sešitě nebo aplikaci, ne ve své roztěkané hlavě. Staňme se produktivnějšími. Klidnějšími. Kreativnějšími. Mějme více času a energie na to, co milujeme.

Já se konečně dočkala klidu. A uplatňuji svou nově nabytou energii a kreativitu zde.

A jak se vypořádáváte se svými početnými vnitřními závazky Vy?

Na počtenou příště

Lucie