Neustálá zaneprázdněnost nerovná se produktivita. Je to spíš jako nekonečný běh bez jasného směru. Bez rozumných přestávek. Často bez snídaně, oběda a pořádného spánku. Dáváme mu přednost před vlastním zdravím, rodinou, vlastním štěstím. Ačkoliv se zdá, že se tak neustále posouváme, často se motáme akorát tak v kruhu. Často i hůř.

Mnoho manažerů v korporátech, ve kterých jsem měla tu čest (či smůlu) se ocitnout, tomuto zlozvyku snadno propadlo. A (samozřejmě) nejen manažeři, ale i řadoví zaměstnanci, studenti, dokonce i závisláci na seberozvoji, co neustále makají na vlastní efektivitě. Prostě se to šíří jako mor. A co hůř, nosíme si svou neustálou zaneprázdněnost s hrdostí, jako by to byla obří zlatá medaile. Metál za to, že makáme 24/7 a nic jiného nás nezajímá. A slova: „Jsem právě teď busy,“ vyslovujeme s despektem k těm, kteří ten čas mají. Chvástáme se tím, že nestíháme oběd, protože máme moc práce. Mít hodně práce totiž v mnohých probouzí pocit úspěchu a důležitosti.

Jenže pak chodí po světě i tací, co svou práci zvládají, a to i s obědem, dovolenou, rodinou a grácií. A navíc ji obvykle odvedou i lépe, protože mají čas a prostor pro přemýšlení a rozvoj.

Tak v čem je zakopaný pes?

Zaneprázdněnost vs. produktivita: Rozdíly

Dřív, než se pustím do konkrétních rozdílů, bych ráda definovala názvy a jejich význam tak, jak s nimi dále v článku pracuji. Pro všechny ty konstantní vyhledávače nesrovnalostí a rýpaly, ale i pro ty, kteří by se ztráceli, kdybych termíny nevysvětlila pořádně.

I produktivní lidi bývají zaneprázdnění. Nebývají ale zaneprázdnění 24/7/365. A já se chci bavit o té chorobné zaneprázdněnosti, kdy na nic nemáme čas. Neustále. Dlouhodobě. Kdy jsme otrokem úkolů, aniž bychom se skutečně posouvali.

Takže prosím, za slovo zaneprázdněnost si vždy dosaďte tu chorobnou.

#1 Jasné cíle a prioritizace

Cíle nám určují směr. Pomáhají nám ujasnit si, kam směřujeme a také proč. Pomáhají nám určit následující nutné kroky, ale taky odlišit důležité úkoly od těch nedůležitých. Ne každý úkol, který máme na seznamu, je vůbec důležitý. A rozhodně ne každý nás posune vstříc cílové pásce.

Produktivní lidé mívají jen málo priorit. Úkoly s vysokou prioritou vyřizují přednostně, ty méně podstatné odbavují až poté. Věčně zaneprázdnění lidé obvykle pracují nahodile, protože nedokážou rozlišit důležitost jednotlivých úkolů vzhledem k tomu, čeho potřebují dosáhnout.

Je jedno, zda jste sprinter nebo dáváte přednost dlouhým tratím, pokud poběžíte špatným směrem, vstříc svým cílům se jen stěží dostanete. Pokud je vaším cílem jen běhat (tedy prostě jen makat od nevidím do nevidím), pak v pořádku. Pokud byste se ale chtěli pohnout správným směrem, ujasněte si, kam kráčíte a proč. Nebo například v práci si ujasněte, co se od vás očekává a proč. Co je jak důležité a v jakém časovém rozmezí. A pak se zaměřte na svůj seznam úkolů a zkuste si odpovědět:

• Který úkol mě posune správným směrem?
• Který úkol má největší dopad na to, čeho chci dosáhnout?
• Který úkol má vyšší prioritu než ostatní (a proč)? A které úkoly mohu v klidu odsunout na později?
• Které úkoly mohu s klidem ze seznamu vyškrtnout a nic se nestane?

#2 Kontext a detaily

Ďábel bývá skrytý v detailu, toho jsou si většinou vědomi všichni. Zaneprázdnění lidé se, jakožto často chorobní perfekcionisté, v těch detailech ale většinou nakonec utopí. Nedokážou rozdělit priority a uvědomit si, že tam, kde čas navíc investují, ho budou muset stejně tak zase někde jinde ubrat. Kvalita a čas jsou totiž většinou protichůdné misky vah. Je dobré k tomu tak přistupovat a mít na paměti ten ultimátní cíl: buď všechno propracuji do nejmenších detailů, nebo ušetřím čas. A jako asi všechno v životě, nejtěžší je najít ten správný balanc.

Co třeba takto:

• Je tato činnost opravdu důležitá?
• Je opravdu nutné zabývat se tímto detailem? Co se stane, když nebudu?
• Které činnosti mají největší dopad?
• Opravdu stojí za to věnovat čas činnostem, jejichž dopad je malý?
• Když se budu věnovat této činnosti víc, kde čas naopak uberu?

Produktivní lidé dokážou posoudit situaci vzhledem k širšímu kontextu a díky tomu se rozhodnout, jakými detaily je třeba se zabývat a jakými nikoli, aniž by nějak značně snížili kvalitu výsledného produktu. Jak říká Paretovo pravidlo: 80 % důsledků pramení z 20 % příčin. A tak většinou skutečně není třeba věnovat každému detailu stejnou (nebo vůbec jakoukoliv) energii.

S přecitlivělostí na míru detailu se pojí ještě jedna vlastnost, kterou jsem postřehla, a to neschopnost redukce. Většinou mají zaneprázdnění lidé opravdu problém něco vynechat (nedej bože, pokud už je to jednou vypracované!), zkrátit, zestručnit, proškrtat. Všechny ty detaily jsou pro ně stejně důležité a každou další informaci vnímají jako prospěšnou. Zejména proto, že nevnímají širší kontext nebo neumějí prioritizovat.

• Jsou další detaily přínosné nebo naopak škodí?
• Opravdu je nutné, aby tam bylo vše?
• Je pointa snadno pochopitelná? Vyhoví to účelu?

V jednoduchosti je často síla (a taky přímočarost a srozumitelnost). Někdy méně znamená více.

#3 Multitasking

Dělat pokud možno pět věcí naráz nám dává pocit, že toho hodně děláme a hodně stihneme. O jaké kvalitě ale mluvíme? Opravdu dokážete plně vnímat důležité jednání a u toho se soustředit stejně tak na sepisování důležitého e-mailu? Opravdu dokážete plnohodnotně naslouchat svému kamarádovi u piva, zatímco surfujete na internetu? Opravdu provádíte obě činnosti na 100 %?

Můj mozek to teda rozhodně nezvládá. (A to jsem chytrá holka.) A pokud je váš mozek alespoň z části podobný jako většiny, asi na tom budete jako my ostatní. Většinou rozdělujeme svou pozornost tak, že ubíráme důležitost jedné nebo druhé aktivitě. A tak neděláme vlastně ani jednu pořádně.

A tak se vždycky ptám sama sebe:

• Pokud nějakou aktivitu dělám jen tak napůl, má smysl ji vůbec dělat?
• Pokud zvládám na meetingu dělat jiné úkoly, jsem tu správně? Opravdu je má přítomnost přínosem? Neplýtvám tu jen čas?
• Opravdu posunu věci rychleji, když je budu dělat najednou?

Protože z mé zkušenosti se to má tak, že multitasking se prostě na poli mozkové aktivity nevyplácí. A vždy se vyplatí si vyhradit čas na každou činnost zvlášť, pěkně postupně. Jediné, co dokážu pohodlně spojit, je jedna intelektuálně vytěžující činnost s nějakou (ne příliš náročnou) fyzickou. Poslouchat podcast a vařit u toho (nějaký známý recept). Poslouchat podcast a u toho dělat domácí práce. Šlapat na rotopedu a u toho odpovídat na maily.

#4 Broušení pilky

Lidé neustále zaneprázdnění nikdy nemají na nic čas, a tak nemají obvykle čas ani na nastavení cílů, prioritizaci, promýšlení alternativ nebo na sebereflexi. Obvykle jednají rychle a bez rozmyslu. Konají hned, aniž by kroky domysleli. Odpovídají hned, aniž by nad proměnnými dlouho přemýšleli. Neustále běhají a někde hasí požár. Prostě není čas brousit pilku. Není čas promýšlet strategická rozhodnutí. Jenže tím sami sebe odsuzují k neustálému potu a slzám.

Work smart, not hard. (Pracuj chytře, ne těžce).

Produktivní lidé obvykle konají s rozvahou. Své jednotlivé kroky promýšlejí dopředu, aby si ulehčili cestu, která je čeká. Jsou si vědomi toho, že k řešení nových problémů a probuzení kreativity potřebuje náš mozek určité vyhovující podmínky. A že díky tomu, že si pořádně nabrousí pilku, se jim bude snáze pracovat. A že díky tomu jim zbude čas i na oběd, odpočinek a osobní rozvoj. V neustálém pracovním presu, bez kvalitní a pravidelné stravy a beze spánku to jde fakt těžko.

• Jednám obvykle hrr nebo s rozmyslem? A jak zajistit, abych měl vždy čas a energii věci promyslet dopředu?
• Pracuji spíše tvrdě nebo chytře? Čeho mohu využít pro zefektivnění své práce?
• Co by se muselo stát, abych nezanedbával spánek/oběd/odpočinek? A co pro to mohu udělat, aby se tak stalo?

#5 Hluboká práce (Deep work)

Dalším rozdílem, kterého jsem si všimla, je způsob koncentrace a práce s okolními ruchy. Jedni vítají všechny možné podněty z okolí, často mají neustále otevřené dveře, chytají se hned jakéhokoliv rozptýlení, přeskakují z úkolu na úkol. Ti produktivní většinou zavírají dveře a snaží se koncentrovat na jeden daný úkol plně, a proto se snaží okolní tahače pozornosti minimalizovat a zredukovat, jak jen to jde. Jakmile totiž přeskakujeme z činnosti na činnost, sem a tam, stojí to mozek spoustu zbytečné energie navíc. Abychom dosáhli plné koncentrace na daný úkol, stojí nás to vcelku velké úsilí. Než se skutečně začneme soustředit, znamená to průměrně 12 minut vědomě směřované pozornosti na tu jednu konkrétní činnost.

Představte si, že třeba píšete e-mail. Potřebujete si utřídit, co chcete psát, promyslet související aspekty, vhodnou formu. Jak to napsat stručně, jasně, jaká data odkud vzít, abychom svá tvrzení podpořili. A uprostřed psaní vás najednou vytrhne kolega, něco po vás chce. Nemusí to být ani důležité, nemusíte ani řešit složitý problém, i tak vám ale narušil flow a vy pak musíte těch 12 minut absolvovat pěkně znovu. „Kde jsem to skončila? Jo, tady.“ Musím zase najít tu nit, znovu přijít na to, co jsem chtěla napsat a jak, znovu projít data a zorientovat se.

A i kdyby mě to stálo jen 5 minut, a ne těch průměrných 12, pořád to může být při např. deseti vyrušeních za den takových 50 minut mého času. Úplně zbytečně.

Dalším faktem je, že denně máme k dispozici průměrně jen něco přes hodinu, kdy se náš mozek dokáže opravdu naplno koncentrovat. Většina produktivních lidí si toho je vědoma a snaží se tohoto času využít ke svému prospěchu. Obvykle zjistí, jaké časové okno v průběhu dne to je, a vyblokují si ho pro práci, kde se potřebují opravdu plně soustředit.

Proto se sama sebe ptám:

• Co mě během dne (pravidelně) vyrušuje? Jak mohu tato vyrušení eliminovat nebo alespoň potlačit?
• Jak si mohu upravit pracovní podmínky, aby podporovali mé soustředění?
• Nenarušuji koncentraci jiným lidem? Neobírám je tak o jejich čas a energii?

Některé věci není nutné řešit okamžitě. A i když rozumím tomu, že nám přijde fajn dostat to hned z hlavy a vyřešit svůj vnitřní závazek co nejdřív, respektujme taky potřeby koncentrace ostatních. Zvlášť v tomto zběsilém světě, kde na nás číhá rozptýlení na každém kroku.

Jedna z mých nejbližších kamarádek nedávno přešla výhradně k mailové komunikaci s klienty. Hlavně aby měla prostor se soustředit na soustavnou práci a nebyla neustále vyrušovaná příchozími hovory. Nutno podotknout, že pro její práci není podmínkou zvedat telefony okamžitě, protože nemají charakter „požáru“. Telefon si ztlumila a hovory nepřijímala hned. Po dokončené části práce teprve vyřizovala hovory, během kterých nabádala klienty, aby své dotazy posílali e-mailem. Klienti s tím neměli problém. Ona byla super spokojená, protože si nastavila rozumné hranice, aniž by jakkoliv poškodila klienty. Najednou stíhala práci rychleji a dělala méně chyb, než kdyby se nechala vyrušovat ze svého soustředění jedním hovorem za druhým.

#6 Návyky a systém

Jakmile si dokážeme vyhradit čas a prostor pro nerušenou koncentraci, máme konečně prostor i pro sebereflexi. Můžeme zhodnotit svou práci s odstupem a nadhledem. Uvědomit si, co fungovalo a co naopak nedopadlo nejlépe. Najít příčiny a vymyslet způsob, jakým to můžeme vyřešit příště lépe. Nebo si alespoň uvědomit, na co si příště v podobné situaci musíme dát větší pozor. Můžeme díky tomu třeba automatizovat některé kroky. Nebo vylepšit své obvyklé pracovní postupy. A třeba si vytvořit nějaký systém, který nám pomůže efektivitu činností navyšovat.

S tím souvisí i pěstování produktivních návyků. Jakmile si totiž z pravidelných úkonů vytvoříme rutinu, šetříme si tím do budoucna spoustu energie.

Co třeba se zamyslet (v průběhu a po ukončení projektu či úkolu) takto:

• Co se povedlo a co se nepovedlo? Jaké k tomu vedly příčiny?
• Na co je třeba si příště dát větší pozor?
• Jakou aktivitu provádím na pravidelné bázi? Jak ji mohu automatizovat?
• Jak vypadá můj systém práce a co v něm mohu vylepšit?

Existuje mnoho nástrojů, které umí pomoci se systematizací vlastní (i cizí) práce. S tím, jak nastavit cíle tak, aby byly SMART. Jak prioritizovat. Jak a kdy vytvářet check-listy. Jak dokončovat věci a zklidnit zahlcenou mysl – jak mít vše hotovo (GTD). Jak na hlubokou práci. Jak odhalit, co mě ruší, a jak se s tím vypořádat. A většina opravdu vysoce produktivních lidí nějaký svůj systém má. Jeden, dva, všechny, kombinaci, nějakou hybridní odnož, cokoliv. Cokoliv, co jim pomůže pracovat produktivně, ne se dřít 24/7/365.

Neustále zaneprázdnění lidé obvykle žádný z těchto systémů neznají, ale jsou již dopředu přesvědčeni, že jim nemůže pomoci. Že nebude fungovat. Často slýchávám: „Jo, to já jsem zkoušel, ale na mě jsou tyhle nástroje krátký!“

Nehodlám proti těm všudypřítomným ALE bojovat. Je to vaše volba, vaše rozhodnutí. Já jen nabízím jiný pohled, jiné možnosti. Zbytek je čistě na vás.

Podtrženo sečteno

Opakování je matka moudrosti, a tak bych chtěla ještě jednou ty obvyklé rozdíly (některé nezmíněné výše) uvést velmi stručně v přehledné tabulce.

Teorie dobrá, ale jak z toho ven?

Pokud jste se zhlédli v tom spektru blíž ke spíše zaneprázdněným, nezoufejte. Naštěstí je to zase jen a pouze o nastavení mysli, pevném rozhodnutí a nějaké té praxi. Takže dostat se z toho kolotoče nemusí být nic nepřekonatelně těžkého.

1. Kde teď stojím?

Uvědomte si, jak vypadá váš běžný pracovní den, týden, měsíc, rok. Bez předsudků. Bez soudů. Beze studu. Bez toho, aniž byste řešili, co je špatně či dobře. Bez snahy zkreslovat fakta. Bez porovnávání situace s tím, co byste měli. Prostě si jen uvědomte, kde teď stojíte.

2. Kam chci vykročit?

Teď si zhodnoťte (opět bez předsudků a studu), zda vám to vyhovuje. A pokud ne, jak by vypadal váš ideální pracovní den? Týden? Měsíc? Rok? Bez toho, aniž byste řešili, jak moc vám to připadá reálně a dosažitelné. Prostě si dovolte snít a přiznejte si, co opravdu chcete.

3. První kroky

Teď víte, odkud kam se chcete pohnout. Najděte způsob, jak tam můžete malými krůčky postupně dojít. Malé změny v dlouhodobém měřítku jsou skousnutelné a posunou vás. Vyberte si jeden, dva, možná tři kroky a ty zkuste postupně aplikovat.

Může to být třeba:

• Více delegovat práci.
• Říct si o pomoc / přijmout pomoc.
• Snažit se omezit rozptýlení, možná vypnout při práci notifikace.
• Přečíst si o nějakém nástroji pro zvýšení produktivity a zkusit ho využít v praxi.
• Více odpočívat, zdravě jíst, dělat si pravidelné přestávky.
• Naučit se říkat ne. Zejména nejasným zadáním a nereálným termínům.
• Přestat se snažit dělat všechno najednou, ale soustředit se na jednu věc.
• Vyčistit si hlavu a/nebo pravidelně si plánovat hlubokou práci.
• Reflektovat častěji, co vlastně dělám, proč a zda mě to posouvá k cíli.
• Přestat se ohlížet na to, co bych měl.

4. Hlavně vydržet

Tohle je běh na dlouhou trať. Jako každá změna nějakého zažitého zvyku si to žádá vytrvalost a čas. Radši začněte malými krůčky a vydržte déle. Konzistence je v tomhle případě klíč k úspěchu.

Závěrem

Uváznou ve slepé uličce neustálé zaneprázdněnosti je snadné. Naše ego se dme pýchou, protože zaneprázdněnost v nás probouzí pocit úspěchu a důležitosti. Tak to v dnešním světě prostě je.

Jenže za jakou cenu? Když pak nemáme čas ani energii a postupně ztrácíme kontakt sami se sebou, svou rodinou a přáteli. Svému tělu dáváme taky dost zabrat. No a co tím získáme? Stojí to za to? Kde budeme tímto tempem za pět let? Posuneme se vůbec? A poděkuje nám naše tělo? Je to opravdu ten způsob, jakým chceme žít?

Pro mě je odpověď jasná.

No a co chcete vy? Jste věčně zaneprázdnění a nestíháte si udělat čas už ani sami na sebe? Nebo jste produktivní a nemáte problém vybalancovat osobní život s tím profesním? Podělte se o svůj názor v komentářích. Budu se těšit.

A pokud jste ještě nečetli, zde několik starších článků, které s tématem souvisí:

• Inbox Zero – Jak si udělat pořádek v poště (natrvalo)
• Systém GTD – Jak uklidnit mysl roztěkanou všemi možnými (i nemožnými) závazky

Na počtenou příště

Lucie