Během individuálních konzultací na time management se mě většinou ptáte na systém, který používám já. Na to, jak vlastně zvládám skloubit dvě práce, a ještě mi zbyde dost času i na odpočinek a tvorbu kurzů. A tak jsem se rozhodla s vámi podělit o sérii článků zaměřených na metodu Bullet Journal.

Dnes si vezmu na paškál základní koncepty a jak s tím jednoduše začít.

Metoda Bullet Journal – základní koncepty

V minulém článku Bullet Journal: Proč je to nejlepší diář/deník pod sluncem? jsem psala o svých pokusech pravidelně si psát deník, o mém poprvé s motivačními diáři a taky o tom, co vlastně je a není Bullet Journal, v čem se od ostatních diářů a deníků odlišuje a čím mě okouzlil natolik, že jsem už na jiné ani nepomyslela.

V tomto článku chci vysvětlit absolutní základy, abyste mohli ihned po přečtení vzít libovolný prázdný zápisník a rovnou s BuJo začít. Pokročilejší metody si nechám zase na příště. Tak hurá na to!

Základní koncepty metody Bullet Journal (BuJo)

Systém Bullet Journal může být Vaším plánovacím kalendářem, deníkem, seznamem úkolů, skicákem a třeba i sbírkou nápadů v jednom. Díky své modulární podobě je totiž hodně flexibilní. Zjednodušeně: je jako lego stavebnice, ze které si můžete poskládat hrad, raketu nebo třeba terénní motorku. Zvládne být vším, co si jen budete přát.

Jednotlivé „kostičky“ jsou obvykle funkční sami o sobě a můžete je přidávat a odebírat, jak se vám hodí a jak momentálně potřebujete. Tím si mě BuJo vlastně získal okamžitě. Už žádné prázdné, nevyužité stránky! Žádné sebereflexe, o které zrovna nestojím nebo habit trackery každý měsíc! Pouze to, co zrovna chci.

Teď ale k jádru tohoto článku. K těm základům.

Základní koncepty:

• výhled
• měsíční přehled
• denní přehled
• bleskový zápis
  • velmi stručné zápisy
  • různé druhy odrážek
• kolekce
• přesouvání
• rejstřík

Když jsem s Bullet Journalem začínala, pročetla jsem si celou knihu i popisy jednotlivých konceptů a naprosto upřímně se přiznávám, že ne všechno mi přišlo úplně pochopitelné nebo přínosné. Prostě jsem začala s tím, čemu jsem rozuměla a co se mi hodilo. Postupně jsem tomu začala přicházet na kloub, začala chápat podstatu a postupně začala přidávat další prvky. Zkoušela jsem. Testovala.

Vezměte si z toho tedy jen to, co chcete a co se vám (právě teď) hodí. Další prvky můžete přidávat postupně. Takže pěkně pomalu – dnes začneme s tím, na čem budete potom stavět: bleskový zápis, denní záznamy, měsíční přehled a roční výhled.

Bleskový zápis

Když jsem se dřív snažila psát si pravidelně deník, často to u mě ztroskotalo na tom, že se mi nechtělo dlouho vypisovat se všemi detaily. Zejména, pokud se mi událo něco emočně nabitého (v dobrém či špatném). Vždy to totiž automaticky znamenalo, že si musím vyhradit dostatek prostoru a času na psaní, což nebylo vždycky jednoduché, ne vždy jsem měla zrovna chuť.

My mysl to vnímala jako energeticky (a časově) náročnou činnost, takže si často na pomoc přizvala starou dobrou známou – prokrastinaci. A tak jsme to společně odkládali tak dlouho, až jsme detaily zapomněli anebo událost přestala mít nějaký hlubší význam. Myslím, že je to velká škoda. Dnes mi právě tyhle zápisy často otevřou oči a mohu si díky nim mnoho uvědomit.

Proto je jedním z hlavních konceptů právě bleskový zápis. Efektivní způsob, jak odstranit co nejvíce odporu při zapisování a jak během každodenního shonu pomoci se zachycením nových informací, vnitřních závazků, nápadů, myšlenek, ale i zážitků atd. A to tak, že své myšlenky zachycujeme ve stručných, objektivních heslech a v odrážkách (které ovšem nejsou jen tak ledajaké).

Symboly pro odrážky

Pravděpodobně kterákoliv informace, kterou si budeme chtít zapsat, bude zapadat do některé z těchto škatulek:

• úkoly,
• události,
• poznámky.

V systému Bullet Journal má každý typ zaznamenané informace vlastní typ odrážky:

• úkoly „•“,
• události „o“,
• poznámky „-„.

A také aktivity spojené s úkoly mají své vlastní značky:

• pro dokončené úkoly „x“,
• pro přesuny „<“ a „>“.

Odrážky se používají nejen proto, aby byly záznamy přehledné a usnadňovaly čtení, je to také mnohem rychlejší forma zápisu informace. Mnohem rychleji totiž zapíšete „o“ namísto „schůzka“ nebo „událost“. Nebo třeba „-“ namísto „pozn.:“.

Bleskový zápis (Rapid logging)

Bleskový zápis (anglicky Rapid logging) je stručný a přehledný způsob vedení deníku, který vynechává vše, co není opravdu nezbytné, a díky tomu nevyžaduje zápis tolik našeho času. Efektivní psaní odrážek a hesel ale vyžaduje rovnováhu mezi přílišnou stručností a dostatečnou srozumitelností. Zkrátka neokecávat moc ani příliš málo.

Uvedu to rovnou na příkladech:

Tradiční zápis:

Dneska jsem byla s Boženkou na kávě. Domlouvaly jsme se 3 týdny dopředu, moc jsem se těšila. Čekala jsem na ni zase 30 minut a skoro se ani neomluvila, asi jí to přišlo bezvýznamné. Povídaly jste si o tom, jak se má, co dělá, jak je spokojená v novém vztahu. Vypadá to, že její přítel se k ní chová hůř než k hadru, ale ona to nechce prostě vidět, byla jsem z toho smutná a frustrovaná. Nechci do toho rýpat, ale přetvařování se mi bere dost energie. Pak jsme se bavily o mně, co je u nás nového. Mám pocit, že její zájem bývá jen na oko. O svém vztahu jsem ani mluvit nechtěla, cítila bych se provinile, že se mám ve vztahu narozdíl od ní báječně. Domů jsem přišla zase úplně vyflusaná a třeštila mě hlava. Říkám si: "Stojí mi to za to?"

Bleskový zápis:

o 18:00 Boženka - káva
   - moc jsem se těšila, ona přišla zase pozdě
   - její vztah je toxický, ale nechce to vidět
   - diskuse povrchní a jakoby na oko
   - jsem vyflusaná a bolí mě hlava

Stejně tak třeba s úkoly:

Tradiční zápis:

Do práce udělat dokumenty pro projekt Přístavu ABC. Deadline je 13.4. v 8:00. Nejdřív to odeslat k doplnění pracovnímu týmu, potom k odsouhlasení šéfovi, pak teprve podepsané odeslat e-mailem - na podpis stačí být podepsaní 2 ze 3 z představenstva. Nezapomenout doplnit odstavec 12 Přílohy dokumentu.

Bleskový zápis:

• @Přístav ABC
   - DL 13.4. 8:00
   • k doplnění týmu
   • odsouhlasení šéf
   • podpis (2/3 stačí)
   • poslat
   - odst. 12!

Díky odsazení je na první pohled jasné, že se jedná například o dílčí úkoly nebo doprovodnou poznámku. Postupně odškrtáváme dílčí úkoly, až dokončíme úkol celý.

Denní přehled / denní zápisy

Denní přehled je stěžejním konceptem Bullet Journalu. Jeho jednoduchá struktura (spolu s bleskovým zápisem) usnadňuje zapisování každodenních úkolů, nápadů, poznámek, zkrátka běžného provozního dění, a to ideálně v reálném čase. Slouží nejen k zaznamenávání a plánování povinností (tj. úkolníček), ale také k průběžnému vyprazdňování hlavy a dokumentování zážitků (a třeba vděčností).

Záznamy píšete pod sebe prostě tak, jak zážitky, myšlenky a nápady během dne přicházejí. Někdy to bude jen pár záznamů, jindy možná popíšete celý list. Proto se denní zápisy obvykle nechystají dopředu.

A co je na tom nejlepší, postupem času se z pouhého suchého seznamu úkolů vyklube záznam toho, jak opravdu prožíváte svůj den. A to je úžasný nástroj pro pravidelnou sebereflexi.

Měsíční přehled

Měsíční přehled startuje každý nový měsíc. Je to příležitost pro sebereflexi za měsíc minulý a zhodnocení toho, zda (a proč) jste zvládli, co jste si naplánovali, jak jsme měsíc prožili. A taky prostor, abychom naplánovali měsíc další, koukli se na svůj program a promysleli své priority.

Navazuje přirozeně na poslední denní přehled předchozího měsíce a tvoří ji zbrusu nová dvoustrana (i kdyby měla jedna stránka zůstat úplně prázdná, rozhodně se vyplatí mít měsíční přehled tak, abyste viděli obě stránky zároveň). První stránka je jednoduchý kalendář, kam si poznamenáte ty nejdůležitější události a deadliny. Druhá je seznam úkolů, tj. mentální inventář všeho, co je potřeba tento měsíc udělat.

Patří sem vše, co zásadně ovlivňuje nadcházející měsíc: jednak důležité deadliny a uzávěrky, naplánované výlety nebo třeba dovolená, jednak všechny důležité povinnosti, úkoly a akce, které je nutné zařídit. Tenhle pohled z ptačí perspektivy vám dává možnost naplánovat si měsíc, abyste se v něm cítili dobře. Ideální prostor pro zhodnocení cílů a prioritizaci. Abyste plnili své povinnosti a cíle, ale abyste se zase neudřeli k smrti.

Já se obvykle nespokojím jen se seznamem provozních úkolů, tj. „co musím“ (např. postarat se o domácnost, vyzvednout/poslat zásilku, někam dojed, odevzdat projekt apod.), ale doplňuji je i těmi, které mě posouvají jako osobnost nebo prostě vstříc svým cílům (např. jakou chci dočíst knihu, kolik volných dnů si dopřát, kolik klientek oslovit nebo počet nakoučovaných hodin a hodin výcviku).

Je to má nejoblíbenější část (kolekce) Bullet Journalu.

Roční výhled

Denní zápisy, měsíční přehledy a všechny další kolekce vznikají postupně, jak plyne čas. Nemáte tedy ponětí, kolik místa vám co zabere, kolik budete kdy potřebovat. Takže kromě důležitých termínů pro aktuální měsíc byste neměli možnost plánovat více do budoucna.

Právě tuhle funkci plní část Bullet Journalu, která se nazývá (vcelku logicky) výhled. Velmi zjednodušeně: je to seznam důležitých termínů pro nadcházejících x měsíců (např. narozeniny, narozeninové oslavy, dovolené, uzávěrky a deadliny, termíny kurzů apod.).

Pracuje se s ním velmi jednoduše. Jakmile narazíte na termín, který spadá do následujícího měsíce a dál, zapíšete si ho do výhledu (ten je zpravidla hned na začátku BuJo). Na počátku každého nového měsíce si roční výhled nalistujete a důležitá data si přepíšete do kalendáře v aktuálním měsíčním výhledu.

Možná to zní složitě, ale opravdu je to velmi efektivní způsob, jak udržovat přehled nad svými povinnostmi a důležitými událostmi.

Jak s Bullet Journalem začít

Jak tedy konečně začít? Stačí vám psací potřeba a libovolný prázdný zápisník. Já preferuji tečkovaný, protože mi to připadá úhlednější, ale můžete zvolit i s linkovanými nebo úplně prázdnými listy. Rozhodně se hodí mít po ruce i malé pravítko (já ho nosím v kapsičce v zápisníku) a bělítko.

Minimálně zpočátku doporučuji mít na první stránce (nebo někde po ruce) legendu značek. Jsem přesvědčená, že budete rádi, že se máte kam podívat, než si používání značek zažijete.

První dvě dvoustrany budou tvořit váš roční výhled. Stránky si nadepište, rozdělte rovnoměrně pro následujících 12 měsíců, doplňte jejich názvy a důležité termíny, narozeniny, akce apod. Můžete stránky rozdělit horizontálně nebo vertikálně, záleží jen na vás. Doporučuji obojí vyzkoušet a zjistit, co vám více sedí. Mně vyhovuje vertikální (viz obrázek výše).

Poté si nadepište dvoustranu s měsíčním přehledem (pro aktuální měsíc) – vytvořte si kalendář a doplňte důležité termíny. Na druhou stranu vypište důležité úkoly a promyslete si priority: „Čeho chci tento měsíc dosáhnout?“ „Co je nejdůležitější? Na co se chci zvláště soustředit?“

A pak už jen na další stránku napište dnešní datum, pod který začnete vpisovat dnešní úkoly, poznámky, nápady a zážitky, čímž vytvoříte svůj první denní záznam. A voilà!

Závěrem

Pokud vás to láká, rozhodně to zkuste. Začněte s těmito základními koncepty a pravidelně se k Bullet Journalu během dne zkuste vracet. Vytvořte si ze zapisování návyk a pomalu testujte, co vám vyhovuje a co ne. Přemýšlejte o tom, zkoušejte, objevujte.

Příště se vrhnu na některé lehce pokročilejší koncepty: přesouvání a práci s kolekcemi (vč. rejstříku.). Pokud nechcete, aby vám další článek utekl, určitě se přihlaste k newsletteru.

Time managementu jsem se věnovala i ve starších článcích, tak na ně koukněte:

• Bullet Journal: Proč je to nejlepší diář/deník pod sluncem?
• Systém GTD – Jak uklidnit mysl roztěkanou všemi možnými (i nemožnými) závazky
• Inbox Zero – Jak si udělat pořádek v poště (natrvalo)
• Jak přestat říkat: „Nemám na nic čas!“ (aneb Chorobná zaneprázdněnost vs. skutečná produktivita)

Na počtenou příště

Lucie